規劃會議

您可以利用 Microsoft Office Outlook Web Access 來傳送會議邀請，以便規劃及排定會議。會議要求是邀請其他人參加的約會。

其他人也可以邀請您參加他們的會議，您會收到接受或拒絕邀請的會議邀請表單。

會議邀請工具列提供下列選項：

按鈕 說明
插入附件 附加文件或其他相關資料至約會。
重要性:高 將約會的重要性設為高。
重要性:低 將約會的重要性設為低。
轉寄 轉寄會議邀請給您沒有包括在原始邀請中的任何人。
週期 設定約會的循環間隔。
邀請出席者 邀請其他人參加約會，它能有效率地將您的約會轉換為會議邀請。
檢查名稱 解析您在 [出席者] 或 [列席者] 文字方塊中鍵入的電子郵件別名。如果 Outlook Web Access 無法識別收件者，就會開啟 [檢查名稱] 對話方塊。
取消邀請 防止寄出會議邀請。您仍可以使用其表單來建立您自己的約會。

傳送會議邀請

  1. 在 [行事曆] 中，按一下工具列上的 [新增]。
  2. 在 [約會] 工具列上按一下 [邀請與會者]。
  3. 在 [出席者] 和 [列席者] 文字方塊中，鍵入要收到此會議邀請的人員名稱。如有需要，請鍵入 [資源] 方塊，以指定會議室或特殊設備 (例如投影機)。

    秘訣  您也可以將名稱或通訊群組清單新增至您的會議邀請，方法是按一下 [出席者] 或 [列席者]。這樣會開啟 [尋找名稱] 對話方塊，您可以搜尋組織的全域通訊清單中或您 [連絡人] 資料夾中的人 (但是，您無法使用 [尋找名稱] 對話方塊來搜尋您 [連絡人] 資料夾中的通訊群組清單)。您也可以按一下 [資源] 來搜尋組織內的資源。在 [搜尋名稱] 對話方塊中找到人員之後，請將名稱新增至您的會議邀請，方法是選取它，並按一下 [新增收件者至] 旁邊的 [出席者] 或 [列席者]。

    若要在您 [連絡人] 資料夾的位址方塊中新增解析的名稱，請在該名稱上按一下滑鼠右鍵，並按一下 [新增至連絡人]。

    若要從位址方塊中刪除名稱，請在該名稱上按一下滑鼠右鍵，並按一下 [移除]。或者，選取該名稱，並按 DELETE 鍵。

  4. 若要檢查可能與會者的時間表，請按一下 [可與會人員] 索引標籤。這樣可以確定選擇的時間是每一個人都可以出席的時間。相關資訊，請參閱檢查與會者可與會時間。
  5. 在 [約會] 索引標籤上，預設會選取 [要求回應] 核取方塊。如果您不想讓會議邀請收件者傳送他們的回應，請清除此核取方塊。
  6. 在 [主旨] 文字方塊中鍵入會議主題。
  7. 在 [地點] 文字方塊中鍵入您打算開會的地點。
  8. 在 [開始時間] 及 [結束時間] 清單中，選取適當的日期與時間。如果此會議將定期舉行，請按一下工具列上的 [循環]。相關資訊，請參閱建立週期項目。
  9. 在 [顯示時間為] 清單中，選取您如何顯示會議經歷時間的時間表。當其他人檢視您的行事曆及所有與會者的時間表時，會看到您的選擇 (「忙碌」、「空閒」、「暫訂」或「郵件答錄機」)。
  10. 選取 [提醒] 核取方塊，以便接到關於此會議的提醒。如此也會提醒會議邀請的所有收件者 (但是他們必須在其行事曆上啟用提醒)。
  11. 在郵件文字區域中鍵入會議邀請要附帶的訊息，然後按一下 [傳送]。接著會將會議邀請傳送給每一位受邀者，並將這個新會議新增至您的時間表。收到會議邀請的每個人都可以接受、拒絕或暫時接受它。

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重新排定會議

  1. 在 [行事曆] 中，連按兩下要重新排定的會議。
  2. 在會議邀請表單中，對 [出席者]、[列席者]、[地點]、[開始時間] 及 [結束時間] 方塊作適當的變更。
  3. 如果一或多位出席者的空檔發生衝突，請按一下 [可與會人員] 索引標籤來檢視每一個人的時間表。如此可協助您尋找更方便的時間。
  4. 在工具列上按一下 [傳送更新]。

附註  如果您取消會議，Outlook Web Access 會詢問您是否要將取消通知，知會出席者。

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轉寄會議邀請

  1. 在 [行事曆] 上連按兩下會議。
  2. 在會議邀請表單上按一下 [轉寄] 按鈕圖像。
  3. 在 [收件者] 方塊中鍵入收件者的名稱或別名，然後按一下 [檢查名稱] 按鈕圖像 以解析名稱。如果您不知道收件者的名稱，請按一下 [收件者]，以便在組織通訊錄或您的 [連絡人] 資料夾中尋找此人。
  4. 按一下 [傳送]。

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